Se refiere a la planeación, dirección y control de las actividades necesarias para realizar una elección en un país o en un estado por las autoridades competentes, con los propósitos de asegurar la transparencia y objetividad de esa elección y de garantizar que vote todo aquel que tenga derecho a hacerlo, de modo que se exprese libremente la voluntad popular y que los resultados de la votación no sean tergiversados. Implica la creación y el mantenimiento de un ambiente apropiado para el desarrollo de las actividades relacionadas con la elección.

Según el Código de Conducta para la Administración Ética y Profesional de Elecciones, elaborado por el International Institute for Democracy and Electoral Assistance con sede en Estocolmo, Suecia, la ética de la administración electoral comprende los siguientes principios: cabal respeto a la ley, apartidismo y neutralidad política, transparencia en las operaciones, exactitud en los resultados electorales y orientación de servicio hacia los electores.

Una eficaz administración electoral es indispensable para la realización de elecciones libres y justas. Al efecto debe enfrentar con éxito por lo menos cinco retos: mantenerse políticamente neutral; operar una compleja logística conforme a plazos improrrogables; conservar la confianza pública en los resultados electorales mediante la capacidad de demostrar claramente los mismos; construir una organización descentralizada que permita acceso rápido a las casillas de votación a todos los electores, aun los más aislados; y diseñar un sistema de planeación eficaz para el cumplimiento puntual de las actividades electorales conforme a lo señalado en las leyes y reglamentos.

La administración electoral surge de la necesidad de organizar elecciones y de contar los votos, de arbitrar y de juzgar la competencia electoral. Comprende, en consecuencia, el conjunto de actividades, sistemas, procedimientos y documentos, que se requieren para elaborar y mantener actualizado el padrón de electores, recibir el voto de los mismos, registrar las posibles irregularidades y violaciones a las leyes, efectuar el escrutinio y el conteo de los votos recibidos, definir quienes son los candidatos que resultaron elegidos y emitir la constancia correspondiente.

La importancia de la administración electoral, como la de toda administración, se mide más que por sus virtudes por sus fallas, que además de provocar procesos electorales complejos y lentos, puede estimular el abstencionismo y permitir la manipulación o distorsión de los resultados electorales. Por el contrario, una buena administración electoral contribuye a aumentar la credibilidad, confianza y legitimidad de los órganos electorales y a que las elecciones se desarrollen con imparcialidad y limpieza dentro de la legalidad.

La base de toda administración electoral es la legislación electoral que expresa en forma precisa las reglas básicas de conducta en las elecciones, de modo que todos loa actores políticos puedan tener expectativas comunes acerca de cómo se efectuarán los comicios. El grado de detalle de las leyes electorales varía de país a país, el problema es que a mayor detalle menos flexibilidad y a menor detalle mayores posibilidades de interpretaciones diferentes y controversias.

Pero no basta tener una buena legislación electoral, se requiere que las disposiciones legales y reglamentarias se traduzcan en la realidad mediante una administración eficaz, objetiva e imparcial que estimule la participación ciudadana en los comicios, facilite la expresión clara de la voluntad popular y permita la solución de las naturales discrepancias conforme a la ley.

La estructura de los órganos electorales varía desde la más simple como una rama del poder ejecutivo (cuya neutralidad se cuestiona), hasta instituciones especializadas y permanentes con diversos grados de independencia del gobierno e interdependencia con el poder judicial.

Cada elección es singular, única e irrepetible, por lo que la administración electoral debe tener la flexibilidad y la creatividad necesarias para ajustarse al conjunto de factores estructurales y coyunturales, y de actores políticos formales e informales que inciden en cada proceso electoral. Esta situación obliga a los órganos electorales a convertirse en actores políticos también, ya que se constituyen en los árbitros de la competencia por el poder y por lo tanto, en el centro de presiones e intentos de manipulación. Su labor política consiste en mantener dentro del juego a los competidores sin dejar de aplicar la ley, y salvaguardar la elección de toda influencia ajena.

Como árbitros de la competencia electoral, los órganos electorales deben gozar de autonomía e independencia para desempeñar un papel que sea y parezca neutral en las elecciones. Al efecto existen dos propuestas: mantener a los órganos electorales al margen de la política partidista o establecer la participación de las agrupaciones y partidos de modo que se equilibren entre sí y el resultado sea la objetividad en las decisiones, lo cual implica el riesgo de inmovilismo cuando los partidos no llegan a un acuerdo.

Los proceso electorales involucran una gran cantidad de recursos humanos, materiales e informáticos que requieren ser integrados y coordinados mediante la administración. Entre mayor sea el electorado que participará en una elección más compleja será su planeación. Generalmente las leyes electorales establecen etapas y tiempos que sirven de punto de partida para la planeación, la cual consiste en establecer objetivos y metas a alcanzar en determinadas fechas, así como definir las actividades que de manera secuencial o paralela se necesita ejecutar para su cumplimiento y estimar los recursos o presupuesto que exige el logro en tiempo de las metas escogidas. Las técnicas de redes son de gran utilidad en la planeación de los procesos electorales.

Las elecciones implican también una vasta organización territorial que debe llegar hasta el nivel que haga factible primero, el registro y actualización directos de los electores y después, la recolección de sus votos en las casillas. Esto supone una organización que facilite al ciudadano su participación, al mismo tiempo que garantice que su voto será tomado en cuenta sin errores ni manipulaciones.

A la administración electoral compete organizar las elecciones y los escrutinios, empadronar a los electores, calificar y registrar a los candidatos, regular la propaganda y los gastos de campaña, imponer sanciones a los infractores, así como juzgar y resolver en primera instancia, los casos de impugnación y controversia.

Los principales servicios administrativos relacionados con las elecciones son los siguientes: a) delimitación de las circunscripciones electorales; b) censo electoral: lista oficial de los que tienen derecho a voto y cumplen requisitos para poder votar; c) mesas electorales: conjunto de personas designadas por la administración electoral para recibir y computar los votos; d) servicios de recuento de votos, cuya justicia esté perfectamente garantizada. Los votos suelen recontarse en cada mesa, pero luego es preciso llevar los resultados a oficinas centrales regionales y nacionales.

Los procesos electorales son periódicos, por lo que el personal electoral no puede ser permanente. Se trata que a partir de un núcleo de base, el personal que participa en una elección vaya creciendo y capacitándose hasta reclutar a los ciudadanos que tendrán la responsabilidad de recibir, contar y dar constancia de los votos de sus conciudadanos. En este sentido, una elección es una gran movilización ciudadana, ya que son ciudadanos a nivel de las urnas, quienes integran el grueso de la organización electoral cuando ésta alcanza su mayor extensión y complejidad el día de la elección.

Todo este trabajo electoral, que puede comprender millones de personas y cuantiosos recursos, tiene que llevarse a cabo siempre bajo la presión del tiempo y con la colaboración de los partidos, de los electores, de los medios masivos y de la población en general. Por eso, la dirección administrativa de las elecciones no sólo debe considerar la eficacia de las acciones o el manejo eficiente de los recursos disponibles, sino sobre todo, las consecuencias que sus decisiones puedan tener en la confianza y credibilidad de quienes compiten, de la prensa y del electorado en su conjunto.

Finalmente, se requiere que toda acción importante sea supervisada y controlada para cerciorarse de que el trabajo ha sido ejecutado y para corregir omisiones, excesos y demoras. Estas funciones serán más fáciles si se ha dispuesto de un plan bien formulado y desde luego, si se han aplicado algunas técnicas de redes que integren la planeación y el control.

El enorme esfuerzo culmina, pero no termina, el día de la jornada electoral, y es ese mismo día cuando el elector puede constatar directamente, por la precisión y prontitud con las que puede sufragar, si la administración electoral ha cumplido los propósitos que le dan razón de ser. En los días siguientes, los partidos y los candidatos podrán apreciar por la transparencia de los resultados y la limpieza del proceso la difícil labor realizada por la administración electoral.

En México, lograr los objetivos de una buena administración electoral no ha sido fácil por su pasado monopartidista, por la tradición de clientelismo y fraude electoral periódico, porque sólo durante unas cuantas décadas ha existido una transmisión realmente pacífica del poder político, por la alta competencia política y por la escasa experiencia en la alternancia de los partidos en el gobierno. Sin embargo, las impugnaciones a los organismos electorales hasta ahora han sido excepcionales y de escasa importancia, por lo que han sido el fundamento del proceso de democratización nacional.